Herzlich willkommen, in diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie mit mail2many in wenigen Schritten Empfänger mithilfe einer CSV- oder Excel-Datei importieren können.

Der Vorteil für Sie ist, dass Sie sich auf diese Art und Weise viel Arbeit und Zeit sparen können, wenn Sie eine hohe Empfängeranzahl neu hinzufügen möchten.

Wir werden Ihnen zeigen, wie der Upload funktioniert, welche Optionen Sie haben und wie Sie dabei datenschutzkonform handeln.

Starten wir in mail2many unter dem Reiter „Empfänger“ und klicken dort auf „Empfänger hinzufügen“. Über das Dropdown-Menü können wir „Importieren“ auswählen.

Wir werden bereits hier auf die unterstützten Datei-Formate hingewiesen. Über „Datei wählen“ wählen wir unsere vorbereitete CSV-Datei aus.

Hier wird uns der Titel unserer Datei angezeigt und wir erhalten den Hinweis, dass die erste Zeile als Spaltenüberschrift erkannt und entfernt wurde. Das sehen wir daran, dass sie grau hinterlegt ist. Theoretisch können wir das rückgängig machen, da wir jedoch die erste Zeile nicht als Empfänger anlegen möchten, entfernen wir sie wieder.

Im nächsten Schritt können wir den jeweiligen Spalten einen Wert zuweisen. Wir gehen auf das Dropdown-Menü und wählen in diesem Fall „E‑Mail“. In der nächsten Spalte folgt der Vorname, gefolgt vom Nachnamen und dem hinterlegten Geschlecht.

Außerdem haben wir noch den Geburtstag und wir haben weitere Felder zur Verfügung. Wir befinden uns aktuell im Reiseunternehmen Travel Peak Allgäu und dafür haben wir eine weitere, kundenspezifische Kategorie hinterlegt, und zwar das Lieblingsland. Auch dieses können wir über das Dropdown-Menü auswählen, genauso wie das letzte Buchungsdatum und ob ein Sporturlaub für den Empfänger oder die Empfängerin in Frage kommt.

Es kann auch vorkommen, dass in der Excel- oder CSV- Datei Informationen vorhanden sind, die wir nicht übernehmen möchten. In diesem Fall können wir „nicht importieren“ auswählen.

Über die grünen Häkchen wird uns angezeigt, dass alle Spalten einen Wert erhalten haben.

Noch ein Hinweis an dieser Stelle: Die einzige notwendige Information sind die E‑Mail-Adressen. Diese sind notwendig, um Empfänger anlegen zu können.

Alle weiteren Informationen sind optional, aber empfehlenswert, denn sie helfen uns, Informationen für die Segmentierung und für die Personalisierung und zum Beispiel auch automatisierte Sendungen, wie die Geburtstagssendung, zu hinterlegen.

Im nächsten Schritt gehen wir weiter zu den Optionen. In diesem Schritt können wir weitere Informationen für den Import vornehmen. So wird uns hier die Anzahl der neuen Empfänger angezeigt und wir können hinterlegen, wo wir diese erworben haben. In diesem Fall ist das der Gewinnspiel-Flyer auf dem Outdoor-Filmabend.

Außerdem können wir auch das Datum angeben. Nehmen wir an das war der 25. November 2023.

Als nächstes wird uns die Anzahl der bestehenden Empfänger angezeigt. Das bedeutet es sind bereits Daten zu den jeweiligen Personen vorhanden.

Hier haben wir die Option, ob wir diese aktualisieren oder nicht aktualisieren. Die Aktualisierung könnte zum Beispiel eine Änderung im Namen bedeuten oder ein Hinzufügen des Geschlechts.

Nicht betroffen von der Aktualisierung ist der Status, also ob eine Person abgemeldet ist zum Beispiel - sie bleibt dann auch abgemeldet – und die Zugehörigkeit zu Gruppen und auch die Historie des Empfängers bleibt bestehen.

Wir wählen in diesem Fall „Aktualisieren“ und sehen uns anschließend die Änderung in den Empfängerdaten an.

Des Weiteren wird uns die Anzahl der fehlerhaften Datensätze angezeigt. Diese werden beim Import übersprungen, wir können sie jedoch als CSV-Datei herunterladen.

Sehen wir sie uns einmal an: Bei genauem Hinsehen stellen wir fest, dass die erste und die zweite Spalte miteinander vertauscht wurden und der Vorname an der Stelle steht, an der wir den Wert der E‑Mail-Adresse hinterlegt haben.

Indem dieser fehlerhafte Empfänger nicht übernommen wird, stellen wir sicher, dass wir keine fehlerhaften Daten bekommen. Wir können diese Liste also noch einmal überarbeiten und dann erneut im korrigierten Zustand importieren.

Gehen wir zurück zu unseren Optionen. Anschließend können wir optional noch die Gruppe wählen, der die neuen Empfänger zugewiesen werden soll. Das können Gruppen sein, die bereits vorhanden sind, wir können aber auch eine neue Gruppe erstellen. Sagen wir, das ist der „Outdoor Filmabend“. Auch das hilft uns wieder bei der Segmentierung.

Im nächsten Schritt wählen wir die Option für das Opt-In. Das heißt, wir können entweder unsere Opt-In-Sendung automatisch an unsere neuen Empfänger versenden, damit diese datenschutzkonform den Erhalt des Newsletters bestätigen. Oder aber wir haben bereits die ausdrückliche Erlaubnis unserer Empfänger erhalten. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass sie den Erhalt des Newsletters angekreuzt haben auf dem Flyer und diesen unterschrieben haben.

Mit „Weiter zu Prüfen & Starten“ gehen wir zur Zusammenfassung. Hier erhalten wir eine Übersicht über die Anzahl der neuen Empfänger, über die Anzahl der bestehenden Empfänger und über die Anzahl der fehlerhaften Datensätze.

Zudem können wir unsere Datensätze in der Vorschau durchblättern und wir können auch noch einmal die Optionen kontrollieren, die wir gewählt haben.

Dann können wir unseren Import starten. Sobald der Import abgeschlossen ist, kommen wir zurück in unsere Empfänger-Ansicht und uns wird unmittelbar unsere neue Gruppe angezeigt. Hier können wir unsere neuen Empfänger noch einmal überprüfen.

Bei diesem Empfänger zum Beispiel war kein Vorname hinterlegt, er ist mit einem Bindestrich gefüllt. Bei dieser Empfängerin hat sich der Nachname geändert und diesen haben wir aktualisiert.

Zu guter Letzt können wir den Status überprüfen. Es steht keine Opt-In mehr aus und unsere Empfänger sind empfangsbereit für unsere Sendung.

Nun wissen Sie, wie Sie einfach und effizient große Empfängerdaten in mail2many importieren können und wie Sie dabei auch mit fehlerhaften Datensätzen umgehen können.

Vielen Dank fürs Zusehen und bis zum nächsten Mal!