Herzlich willkommen! In diesem Video lernen Sie, wie Sie in mail2many Empfänger manuell anlegen und bearbeiten können.

Starten wir in mail2many unter dem Reiter Empfänger. Hier werden uns alle Empfänger, die bereits in diesem Account manuell angelegt oder per Import hinzugefügt wurden, angezeigt.

Um weitere Empfänger hinzuzufügen, klicken wir nun oben links auf den gleichnamigen Button „Empfänger hinzufügen“. Im Dropdown werden uns zwei Optionen angezeigt: „Anlegen“ und „Importieren“.

„Importieren“ eignet sich zum Anlegen mehrerer Empfänger per Import. Wie das geht, lernen Sie in unserem Video-Tutorial zum „Empfänger-Import“. Wir möchten jedoch in diesem Video eine einzelne Empfängerin manuell anlegen, also wählen wir „Anlegen“.

Danach erscheint ein Dialogfenster. Hier geben wir die E-Mail-Adresse der anzulegenden Person an. Sollte diese E-Mail-Adresse bereits im System bestehen, wird darauf hingewiesen.

Wir legen stattdessen eine Empfänger-Adresse an, die noch nicht vorhanden ist:

Das E-Mail-Feld ist ein Pflichtfeld. Geschlecht, Titel, Nachname und Vorname hingegen sind optionale Felder. Falls Ihnen diese Informationen vorliegen, ist es dennoch sehr empfehlenswert, sie einzugeben. Denn diese Angaben kommen unter anderem sowohl in der persönlichen Ansprache als auch in der Segmentierung aller Empfänger und damit der zielgerichteten Adressierung zum Tragen.

Sollte der Account über mindestens zwei aktive Kanäle des Typs „Marketing“ verfügen, können wir auf der rechten Seite im Dropdown-Menü auswählen, für welche Kanäle die Opt-In gelten soll. In diesem Fall ist die Auswahl ein Pflichtfeld, um die Empfängerin anzulegen. Wir wählen für diese Empfängerin den Kanal „Reisetrends“ aus.

Sollte der Account keinen Kanal haben, erscheint diese Auswahlmöglichkeit nicht und Sie können diese Information ignorieren.

Als nächstes können wir wählen, ob eine Opt-In Sendung an die Empfängerin versendet werden soll oder ob die Einwilligung bereits vorliegt. Im Fall einer Opt-In Sendung wird die Empfängerin erst auf „empfangsbereit“ gestellt, sobald sie in der Opt-In Sendung die Anmeldung zum Newsletter bestätigt. Auf diesem Weg stellen wir sicher, dass das rechtlich vorgeschriebene Double Opt-In Verfahren eingehalten wird.

Falls in diesem Account aktuell mehrere Opt-In Sendungen aktiv sind, können wir noch auswählen, welche davon versendet werden soll. Wir wählen in unserem Beispiel die auf den Kanal angepasste „Opt-In Sendung Reisetrends“.

Falls wir anstelle von „Opt-In Senden“ jedoch „Einwilligung besteht bereits“ auswählen, ist es wichtig, im Kommentar anzugeben, wann und wo wir diese Einwilligung erhalten haben – und das im Falle eines Falles auch nachweisen zu können.

Über „Empfänger anlegen und bearbeiten“ könnten wir nun direkt in den Profildaten weitere Informationen hinterlegen.

In unserem Beispiel hingegen imitieren wir das Szenario, dass wir den „Empfänger anlegen“, zurück zur Empfänger-Übersicht gelangen, wo uns die neue Empfängerin bereits angezeigt wird, und erst zu einem späteren Zeitpunkt weitere Informationen eintragen möchten.

Zwischenzeitlich hat die Empfängerin die Opt-In Sendung bestätigt und den Status „Empfangsbereit“ erhalten.

Wir klicken in der Liste die Zeile der betreffenden Empfängerin an und gelangen auch auf diesem Weg in die Profildaten. Hier werden uns die letzten Sendungen, die diese Person erhalten hat, ihre Statusinformationen, die Kanäle, die Tags und auch die Profildaten angezeigt.

Über den Button „Bearbeiten“ können wir nun in den Profildaten weitere Informationen eintragen. Wir geben zum Beispiel die Sprache, den Geburtstag, die Postleitzahl und den Ort der Empfängerin an.

Außerdem können hier weitere, für Ihren Account spezifische Felder existieren, wie zum Beispiel das Lieblingsland oder die Letzte Buchung. Auch hier geben wir alle Daten an, über die wir verfügen: Als Lieblingsland hat die Empfängerin Kanada angegeben, das letzte Buchungsdatum war der 04.09.2024.

Über „Änderungen übernehmen“ speichern wir diese Eingaben ab.

Mit dem Pfeil begeben wir uns zurück zur Empfänger-Übersicht. Sollte die Empfängerin zu einem späteren Zeitpunkt wünschen, keine Sendung mehr zu erhalten, kann Sie sich entweder über den Abmelde-Link in Ihren Newslettern abmelden und damit auf den Status „archiviert“ wechseln. Oder aber Sie archivieren die Empfängerin manuell.

Dafür wählen Sie in der Liste die Empfängerin mit Klick auf die Checkbox aus und wählen im Dropdown-Menü „Aktion“ die Option „Archivieren“ aus. Die Empfängerin erhält somit künftig keine Ihrer Sendungen mehr, außer Sie meldet sich über das Anmelde-Formular Ihrer Website erneut an.

Des Weiteren gibt es in den Einstellungen die Möglichkeit, auch das Löschen von Empfängern zu aktivieren. Dann können Sie im Dropdown-Menü „Aktion“ auch „Löschen“ wählen.

Wichtig: Die Option „Löschen“ empfehlen wir nur in den wenigsten Fällen, die Empfänger zu „Archivieren“ reicht in den meisten Fällen vollkommen aus und gewährleistet, dass die Historie der Empfängerin erhalten bleibt.

Nun wissen Sie, wie Sie Empfänger manuell anlegen, die Profildaten bearbeiten können und welchen Unterschied es zwischen „Archivieren“ und „Löschen“ gibt.

Vielen Dank fürs Zusehen und bis zum nächsten Mal!