Herzlich willkommen, in diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie in mail2many unterschiedliche Datenschutz-Einstellungen vornehmen können.

Dafür gibt es in mail2many sowohl global in den Einstellungen, als auch in den individuellen Profildaten die Möglichkeit, die Datenerfassung zu definieren.

Sehen wir uns also zuerst die globalen Datenschutz-Einstellungen an. Dafür gehen wir über die Einstellungen auf den Reiter Empfänger. In der Kachel „Speichern von Statistikdaten“ haben wir nun drei Auswahlmöglichkeiten:

Zum einen können wir bestimmen, dass keine Daten erhoben werden. Dementsprechend werden keine Daten erfasst, wenn die Empfänger mit der E‑Mail interagieren. Sehen wir uns also einmal an, was das konkret bedeutet:

Wir erhalten mit dieser Datenschutz-Einstellung in den Sendungsstatistiken keine Informationen über das Öffnungs- & Klickverhalten der Empfänger.

In der Kachel „Datenschutzeinstellung“ wird uns der prozentuale Anteil derjenigen Empfänger angezeigt, bei denen diese Einstellung hinterlegt ist. Das hilft uns, die Statistik der Sendung einzuschätzen.

Auch das Empfängerprofil erlaubt keinen Einblick in die Interkation der einzelnen Empfänger mit den jeweiligen Newslettern. Zu der jeweiligen Sendung wird uns der Hinweis „Datenschutzeinstellung erlaubt keine Statistik“ angezeigt.

Außerdem sehen wir auch hier, welche Datenschutz-Einstellung bei dem jeweiligen Empfänger greift – dazu gleich mehr.

Zurück zu den Einstellungen: Des Weiteren können wir die pseudonymisierte Datenerhebung auswählen. Das bedeutet, dass wir in den Sendungsstatistiken Informationen über das Öffnungs- und Klickverhalten der Empfänger in der Summe erhalten und dass diese nicht einzelnen Empfängern zuweisbar sind.

Und auch hier wird uns wieder in der Kachel „Datenschutzeinstellung“ der prozentuale Anteil derjenigen Empfänger angezeigt, bei denen diese Einstellung hinterlegt ist.

In den individuellen Empfängerdaten ermöglicht uns diese Datenschutz-Einstellung nach wie vor keine Rückschlüsse auf die Interaktion der einzelnen Empfänger mit unserem Newsletter.

Es bleibt also im Empfängerprofil dabei, dass uns keine Daten zum individuellen Verhalten der einzelnen Empfänger gezeigt werden. Auch hier sehen wir wieder, welche Datenschutz-Einstellung bei dem jeweiligen Empfänger hinterlegt ist.

Gehen wir noch einmal zurück zu den Einstellungen: Die dritte Option, die uns zur Verfügung steht, ist die vollständige Datenerhebung. Diese ermöglicht uns zusätzlich zu den sendungsbezogenen Informationen auch Einblicke in personenbezogene Daten, wie das Öffnungs-und Klickverhalten einzelner Empfänger.

Die Empfänger haben weiterhin jederzeit das Recht, dieser Datenerhebung zu widersprechen.

In den Sendungsdetails unterscheiden sich die Informationen also nicht von den Daten, die uns bereits in der pseudonymisierten Datenerhebung angezeigt werden. Uns werden in den Kacheln also die dementsprechenden Informationen angezeigt.

Zusätzlich erhalten wir mit dieser Option auch in den individuellen Empfängerdaten einen Einblick in das Verhalten der einzelnen Personen.

Gehen wir ein letztes Mal zurück zu den Einstellungen:

Es ist wichtig zu beachten, dass statistische Daten gemäß DSGVO nur erhoben werden dürfen, wenn der Empfänger zugestimmt hat – und das muss im Zweifelsfall auch nachweisbar sein.

Zudem gilt: Welche Option Sie für die Datenerhebung wählen, hängt davon ab, welche Rechte Sie in der aktuellen Gesetzeslage als Unternehmen oder als Behörde haben.

Einen weiteren Faktor stellt dar, über welche Art der Datenerhebung Sie in Ihrer Datenschutzerklärung informieren und welcher Art von Datenerhebung die Empfänger ggf. im Opt-In-Prozess zustimmen.

Zusätzlich können wir über das Anklicken der Checkbox die individuellen Datenschutzeinstellungen für die einzelnen Empfänger aktivieren. Diese aktivieren wir in diesem Fall und sehen sie uns dann als nächstes an.

Verlassen wir also die Einstellungen und gehen auf den Reiter „Empfänger“.

Hier können wir unsere Empfänger einzeln anklicken, um zu den individuellen Datenschutz-Einstellungen zu gelangen.

In der Kachel „Statusinformationen“ wird uns bereits die aktuelle Datenschutz-Einstellung angezeigt, über „ändern“ können wir sie anpassen.

Auch hier haben wir im Dialogfenster wieder dieselben drei Auswahlmöglichkeiten wie in den Einstellungen, diesmal auf die individuellen und einzelnen Empfänger bezogen.

Sollten Sie bisher die vollständigen Daten der Person erhoben haben und nun die Option „keine Datenerhebung“ wählen, können Sie auswählen, ob auch die bisher erhobenen Daten der Person gelöscht werden sollen.

Sollten Sie von „Keine Datenerhebung“ zu „Vollständige Datenerhebung“ wechseln, können die Daten jedoch nicht rückwirkend generiert werden.

Wir wählen die jeweilige Option aus und übernehmen diese Auswahl mit dem Button „Übernehmen.“

Noch ein Hinweis an dieser Stelle: Wird zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal die globale Einstellung geändert, dann ändert das an der individuellen Einstellung nichts.

Es gilt also die Regel „die individuelle Datenschutz-Einstellung schlägt die globale Datenschutz-Einstellung“.

Nun wissen Sie, wie Sie in mail2many Datenschutz-Einstellungen sowohl global für alle Empfänger, als auch individuell für einzelne Empfänger hinterlegen und in welcher Hierarchie die globalen und individuellen Einstellungen zueinander stehen.

Vielen Dank fürs Zusehen und bis zum nächsten Mal!